Arsip dan Manajemen Dokumen

Salah satu tugas inti admin adalah memastikan dokumen mudah ditemukan kembali kapan pun dibutuhkan. Sistem arsip yang buruk membuat pekerjaan lambat dan berisiko dokumen penting hilang.

Sistem Penamaan File Digital yang Rapi

• Gunakan format konsisten, contoh: 2026-08-09_InvoiceVendorABC.pdf
• Hindari nama file umum seperti "dokumen1.pdf" atau "baru.docx"
• Kelompokkan folder per tahun, lalu per kategori (Keuangan, HR, Legal, dll)

Cara Mengelola Arsip Fisik

• Gunakan map/ordner berlabel jelas per kategori dan tahun
• Susun berurutan (kronologis atau alfabetis)
• Buat daftar isi arsip agar mudah dilacak

Prinsip Keamanan Dokumen

• Dokumen rahasia (kontrak, data karyawan) disimpan terkunci/terbatas akses
• Backup dokumen digital penting secara berkala